Polityka prywatności

 

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w ramach Platformy B2B Rafcom (dalej Platforma B2B) zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych lub RODO) oraz przepisami art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024r. Prawo komunikacji elektronicznej. 

Postanowienia niniejszej Polityki Prywatności (dalej Polityka) odnoszą się do pojęć i definicji określonych w Regulaminie Platformy B2B Rafcom oraz Ogólnych Warunkach Sprzedaży Platformy B2B Rafcom. Do tych dokumentów odsyłamy, w celu ustalenia znaczenia pojęć pisanych z dużej litery tj. w szczególności: Użytkownik, Klient, Platforma B2B, Towar, Konto Klienta, Kanały Alternatywne oraz innych, którymi posługujemy się także w ramach niniejszej Polityki. 

1.    Kto jest Administratorem Twoich danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Platformy B2B oraz w ramach Kanałów Alternatywnych jest Rafcom sp. z o.o. z siedzibą w miejscowości Reguły (05-816), przy ul. Stanisława Bodycha 97, NIP: 5342663114, której dokumentacja przechowywana jest w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001029234, o kapitale zakładowym w wysokości 500.000 PLN.

2.    Punkt kontaktowy

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, możesz się z nami kontaktować w drodze listownej na adres Reguły Sp. z o.o (05-816), przy ul. Stanisława Bodycha 97 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej
na adres: rodo@rafcom.waw.pl

3.    Dla kogo jest ta polityka i jakie sytuacje obejmuje

Polityka dotyczy:

·         osób odwiedzających Platformę B2B bez rejestracji (np. przeglądanie treści publicznych),
·         osób korzystających z Platformy B2B jako zarejestrowani Użytkownicy w ramach Konta Klienta,
·         osób korzystających z Kanałów Alternatywnych. 

Platforma B2B jest serwisem przeznaczonym dla klientów biznesowych i korzystanie z jej pełnej funkcjonalności (w tym składanie Zamówień) wymaga Konta Klienta.

4.    Skąd mamy Twoje dane 

Twoje dane pozyskujemy bezpośrednio od ciebie, jeżeli samodzielnie korzystasz z Platformy B2B lub korzystasz z Kanałów Alternatywnych (telefon, e-mail, czat, WhatsApp, Microsoft Teams, Signal) do kontaktu z nami, w tym rejestrujesz Konto Klienta oraz siebie jako Użytkownika. 
Twoje dane możemy także uzyskać od Klienta tj. organizacji w której jesteś pracownikiem lub współpracownikiem, która utworzyła Konto Klienta w Platformie B2B, podając twoje dane jako jego Użytkownika. Najczęściej twoje dane podawane są przez Użytkownika, który zakłada Konto Klienta lub który posiada uprawnienia administracyjne pozwalające na dodawanie nowych Użytkowników. 

5.    Cel i podstawy przetwarzania danych 

A)      Odwiedzanie Platformy B2B bez rejestracji (logi serwera, IP)

Cel: zapewnienie działania strony, bezpieczeństwa, diagnostyki, statystyk technicznych oraz przeciwdziałanie nadużyciom.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora: utrzymanie, stabilność i bezpieczeństwo serwisu). W określonych sytuacjach także art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja żądania wyświetlenia treści/komunikacji).

B)      Rejestracja i utrzymanie Konta Klienta / kont Użytkowników

Cel: utworzenie konta, weryfikacja, umożliwienie logowania, zarządzanie Użytkownikami i uprawnieniami, obsługa funkcjonalności po zalogowaniu (np. historia Zamówień, rozliczenia).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy/świadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z Regulaminem) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo, rozliczalność, dochodzenie roszczeń).

C)      Świadczenie usług, składanie i realizacja zamówień / sprzedaż towarów

Cel: przyjęcie i realizacja Zamówień, dostawa, rozliczenia, komunikacja transakcyjna, obsługa posprzedażowa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

D)     Reklamacje i obsługa zgłoszeń

Cel: przyjęcie, prowadzenie i rozpatrzenie reklamacji/zgłoszeń (w tym dotyczących Platformy B2B lub sprzedaży) oraz komunikacja w sprawie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja procedur związanych z umową) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obrona/dochodzenie roszczeń).

E)      Obowiązki prawne (rachunkowość, podatki, archiwizacja)

Cel: spełnienie obowiązków wynikających z przepisów (np. podatkowych i rachunkowych), wystawianie faktur, w tym obowiązkowe przesyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), archiwizacja dokumentacji księgowej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

F)       Bezpieczeństwo, audyt, rozliczalność, zapobieganie nadużyciom

Cel: monitorowanie zdarzeń w systemie, wykrywanie incydentów, zapobieganie nadużyciom, ustalenie/dochodzenie roszczeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

G)     Newsletter / komunikacja marketingowa 

Cel: wysyłka newslettera i informacji handlowych,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (marketing własny – w zakresie dopuszczalnym). 

H)     Komunikacja i Kanały Alternatywne

Cel: Obsługa zapytań przez e-mail, telefon oraz komunikatory (WhatsApp, Teams). Uwaga: Rafcom może archiwizować korespondencję z tych kanałów dla celów dowodowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (Prawnie uzasadniony interes Administratora).

6.    Kategorie danych osobowych które przetwarzamy oraz wymóg lub dobrowolność ich podania 

W zależności od sposobu korzystania z Platformy B2B możemy przetwarzać m.in.:

•         dane identyfikacyjne i służbowe: imię, nazwisko, login/ID użytkownika, stanowisko/rola (jeżeli podane),
•         dane kontaktowe: e-mail, telefon,
•         dane dotyczące Klienta (firmy): nazwa, forma działalności, NIP, KRS/REGON, dane adresowe, a także inne dane wskazywane przy rejestracji/obsłudze sprzedaży,
•         dane transakcyjne i rozliczeniowe: historia zamówień, rozliczenia, faktury/WZ, dane dostawy/płatności (w zakresie wymaganym do realizacji sprzedaży i rozliczeń),
•         dane dot. reklamacji/zgłoszeń: treść reklamacji/zgłoszenia, numer sprawy, dowody (np. zdjęcia, wydruki) – jeżeli je przekażesz,
•         dane techniczne i eksploatacyjne: logi serwera, adres IP, data i czas, parametry żądania, identyfikatory urządzenia/przeglądarki, informacje o błędach i zdarzeniach bezpieczeństwa,
•         dane o aktywnościach w koncie (dziennik zdarzeń systemowych) – operacje w systemie mogą być rejestrowane dla celów bezpieczeństwa i rozliczalności.

Jeżeli przekażesz je dobrowolnie w treści zgłoszenia (np. reklamacji), będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy.

7.    Czy podanie danych jest obowiązkowe? 

Dane wymagane do utworzenia Konta Klienta i korzystania z funkcjonalności po zalogowaniu do Platformy B2B (oznaczane zwykle jako wymagane) są niezbędne, aby świadczyć usługi wskazane w Regulaminie w tym realizować złożone przez Klientów Zamówienia.
Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do realizacji konkretnego żądania (np. odpowiedź na zapytanie, obsługa reklamacji).

8.    Odbiorcy danych 

Twoje dane mogą być ujawniane:

•         podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie Administratora (np. hosting, utrzymanie i rozwój systemów IT, dostawcy usług e-mail, dostawcy narzędzi bezpieczeństwa),
•         podmiotom uczestniczącym w realizacji sprzedaży i rozliczeń (np. firmy kurierskie/transport, operatorzy płatności),
•         podmiotom świadczącym usługi prawne i księgowe,
•         uprawnionym organom i instytucjom – gdy obowiązek wynika z prawa np. organy administracji skarbowej – w ramach raportowania do systemu KSeF,
•         dostawcy Kanałów Alternatywnych – w przypadku korzystania z komunikatorów (np. dostawcy WhatsApp, MS Teams). Korzystając z tych kanałów, akceptujesz, że ich dostawcy są odrębnymi administratorami
          w zakresie swojej infrastruktury,
•         producenci i gwaranci – w przypadku realizacji gwarancji bezpośrednio u producenta (gdy Rafcom pośredniczy w przekazaniu danych).

Dbamy o to, aby przekazanie twoich danych dotyczyło wyłącznie zakresu związanego z zakresem usług świadczonych przez wskazane wyżej podmioty i tylko w niezbędnym zakresie, zgodnie z zasadą minimalizacji. 

9.    Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Nie zamierzamy przekazywać twoich danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. 

10. Okres przechowywania danych 

Konto i dane profilu: przechowujemy przez czas trwania umowy o świadczenie usług Konta Klienta oraz do czasu jej zakończenia/usunięcia konta; następnie 36 miesięcy w celu zabezpieczenia roszczeń i rozliczalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane transakcyjne i rozliczeniowe (w tym dokumenty księgowe): przechowujemy przez okres wynikający z przepisów podatkowo‑rachunkowych, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Reklamacje i korespondencja: przez okres 36 miesięcy od dnia zakończenia roku w którym dana reklamacja lub korespondencja została wytworzona tj. przez czas obsługi sprawy, a w razie sporu – do prawomocnego zakończenia i upływu terminów przedawnienia. 
Logi serwera (w tym adresy IP odwiedzających bez rejestracji): 24 miesiące.
Zdarzenia bezpieczeństwa / dzienniki audytowe (np. logowania, operacje administracyjne, incydenty): 24 miesiące.

11. Twoje prawa 

Przysługuje ci prawo do żądania od Administratora dostępu do treści twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także przeniesienia danych. 
W przypadku, gdy przetwarzamy twoje dane na podstawie udzielonej przez ciebie zgody, przysługuje ci prawo cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie, co pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Przysługuje ci także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

12. Logi serwera

Nawet jeśli nie posiadasz Konta Klienta i korzystasz z Platformy B2B jako Użytkownik niezarejestrowany lub niezalogowany, podczas przeglądania Platformy B2B nasze serwery automatycznie zapisują dane techniczne
(np. adres IP, data, czas, informacje o przeglądarce, parametry zapytania i odpowiedzi (np. kod HTTP), informacje o błędach, adres strony odsyłającej (referer) – jeśli przejście nastąpiło linkiem. 
Dane te służą zapewnieniu bezpieczeństwa i stabilności systemu (np. ochrona przed atakami DDoS) i są usuwane po ustaniu okresu przydatności technicznej.

13. Pliki cookies

Stosownie do treści art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, informujemy o funkcji i celu oprogramowania lub danych niebędących składnikiem treści usługi, wprowadzanych przez Usługodawcę do systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Użytkownik. W przypadku Platformy B2B mowa jest o tzw. „plikach cookies”. 

Czym są cookies?

Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka), tj. małe pliki tekstowe, które strona internetowa wysyła do przeglądarki, z której korzysta Użytkownik podczas korzystania z tej strony oraz które przeglądarka Użytkownika wysyła z powrotem przy wejściach na stronę internetową. Pliki cookies przechowywane są w pamięci trwałej (np. dysku) urządzenia (tj. komputer, laptop, tablet, smartfon) Użytkownika korzystającego ze strony internetowej. Pliki cookies stanowią prawnie dopuszczalne i użyteczne narzędzie, służące np. utrzymaniu połączenia Użytkownika ze stroną internetową, zapamiętywaniu dokolnych przez Użytkownika czynności np. zakupowych, analizowaniu skuteczności projektu strony internetowej i reklamy oraz w sprawdzaniu tożsamości Użytkowników prowadzących transakcje w systemie on-line.

W jaki sposób Platforma B2B wykorzystuje pliki cookies? Rafcom wykorzystuje następujące typy plików cookies: 

Niezbędne: Niezbędne pliki cookies służą do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej i umożliwiają Ci komfortowe korzystanie z oferowanych przez nas usług. Pliki cookies odpowiadają na podejmowane przez Ciebie działania w celu m.in. dostosowania Twoich ustawień preferencji prywatności, logowania czy wypełniania formularzy. Dzięki plikom cookies strona, z której korzystasz, może działać bez zakłóceń.

Funkcjonalne i personalizacyjne: Tego typu pliki cookies umożliwiają stronie internetowej zapamiętanie wprowadzonych przez Ciebie ustawień oraz personalizację określonych funkcjonalności czy prezentowanych treści.
Dzięki tym plikom cookies możemy zapewnić Ci większy komfort korzystania z funkcjonalności naszej strony poprzez dopasowanie jej do Twoich indywidualnych preferencji. Wyrażenie zgody na funkcjonalne i personalizacyjne pliki cookies gwarantuje dostępność większej ilości funkcji na stronie.

Analityczne: Analityczne pliki cookies pomagają nam rozwijać się i dostosowywać do Twoich potrzeb.

Cookies analityczne pozwalają na uzyskanie informacji w zakresie wykorzystywania witryny internetowej, miejsca oraz częstotliwości, z jaką odwiedzane są nasze serwisy www. Dane pozwalają nam na ocenę naszych serwisów internetowych pod względem ich popularności wśród użytkowników. Zgromadzone informacje są przetwarzane w formie zanonimizowanej. Wyrażenie zgody na analityczne pliki cookies gwarantuje dostępność wszystkich funkcjonalności.

Reklamowe: Dzięki reklamowym plikom cookies prezentujemy Ci najciekawsze informacje i aktualności na stronach naszych partnerów. Promocyjne pliki cookies służą do prezentowania Ci naszych komunikatów na podstawie analizy Twoich upodobań oraz Twoich zwyczajów dotyczących przeglądanej witryny internetowej. Treści promocyjne mogą pojawić się na stronach podmiotów trzecich lub firm będących naszymi partnerami oraz innych dostawców usług. Firmy te działają w charakterze pośredników prezentujących nasze treści w postaci wiadomości, ofert, komunikatów mediów społecznościowych.

W jaki sposób Użytkownik może kontrolować korzystanie z plików cookies?

Wchodząc na Platformę B2B po raz pierwszy, zostaniesz poproszony o wyrażenie zgody na korzystanie z określonych rodzajów plików cookies. Domyślnie zaznaczona jest wyłącznie opcja dotycząca korzystania z plików „Niezbędnych” albowiem wyłączenie tej opcji spowodować może nieprawidłowe działanie Platformy B2B. W pozostałym zakresie decyzja o tym czy wyrazisz zgodę na korzystanie przez Nas z plików cookies, należy do ciebie. 

Możesz także w każdym czasie ograniczyć lub wyłączyć możliwość przetwarzania plików cookies w ramach swojego urządzenia poprzez zmianę ustawień przeglądarki internetowej, z której korzystasz. Informacje jak dokonać zmiany ustawień przeglądarki znajdziesz m.in. na następujących stronach: 

Firefox: Mozilla Firefox - Zarządzanie plikami cookie

Edge: Microsoft EDGE - zarządzanie plikami cookie

Chrome: Google Chrome - Zarządzanie plikami cookie

Opera: Opera - Zarządzanie plikami cookie